REJESTRY  I  EWIDENCJE

W Szkole Aspirantów PSP w Poznaniu prowadzone są:

1. Rejestry

• Rejestr wewnętrznych aktów normatywnych Komendanta Szkoły (decyzji i zarządzeń)
• Centralny rejestr umów i porozumień
• Rejestr delegacji służbowych
• Rejestr wydawanych legitymacji służbowych
• Rejestr wydawanych książeczek ubezpieczeniowych i świadczeń lekarskich
• Rejestr zaświadczeń o zatrudnieniu
• Rejestr zaświadczeń o nauce
• Rejestr urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych i bezpłatnych
• Rejestr zwolnień lekarskich
• Rejestr pracowników
• Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Księgi dyplomów ukończenia nauki  na dziennych i zaocznym studium aspiranckim
   i specjalistycznych kursów
• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr przeprowadzanych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
  

2. Ewidencje

•  pieczęci i stempli
•  wyjść w godzinach służbowych
• zadań wykonywanych poza rozkładem czasu służby i pracy
• druków ścisłego zarachowania
• okresowych kart pracy pojazdów i pracy urządzeń.
  

3. Ewidencja archiwalna

• spisy zdawczo-odbiorcze ( ułożone numerycznie oraz według komórek organizacyjnych)
• rejestry (wykazy) spisów zdawczo-odbiorczych,
• karty udostępnienia akt,
• ewidencja akt wybrakowanych – spisy akt wybrakowanych i protokoły brakowania  akt,
• skorowidze (indeksy),
• ewidencja akt udostępnionych.
  
  

Do zakresu działania archiwum należy:

1. przejmowanie akt z komórek organizacyjnych,
2. opracowywanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami archiwistyki,
3. udostępnienie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom) organizacyjnym,
4. udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie kserokopii dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów z posiadanej dokumentacji,
5. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
6. zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt.

INFORMACJE  NIEUDOSTĘPNIONE

Akta znajdujące się w archiwum Szkoły Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicznych i innych jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli. Udostępnianie akt odbywa się na zasadach obowiązujących w resorcie spraw wewnętrznych
i administracji. Zgodę na udostępnianie dokumentów wydaje Komendant Szkoły lub osoba przez niego upoważniona.